De la PMO clásica a un Centro de Excelencia Ágil (ACoE)
Por Aaron Ballesteros - Gerente General de ABACO Consultores
La evolución de las oficinas de dirección de proyectos (PMO) refleja la transformación constante en la gestión de proyectos y la adaptación a entornos empresariales cambiantes. Desde sus orígenes como entidades burocráticas encargadas de establecer estándares y procesos, las PMO han evolucionado hacia entidades más dinámicas y centradas en el valor, tomando la forma contemporánea de Centro de Excelencia Ágil (ACoE).
La transición de una PMO clásica a un ACoE implica un cambio fundamental en la mentalidad y las prácticas organizacionales. Mientras que las PMO tradicionales se centran en establecer procesos estandarizados y supervisar la ejecución de proyectos, los ACoE adoptan una mentalidad ágil, fomentando la flexibilidad, la adaptabilidad y la colaboración.
Uno de los pilares del Centro de Excelencia Ágil es su capacidad para fomentar la agilidad en toda la organización. Esto implica no solo la implementación de prácticas ágiles en los proyectos individuales, sino también la promoción de una cultura organizacional que valore la experimentación, el aprendizaje continuo y la mejora iterativa. Según el "State of Agile Report 2023", las organizaciones que adoptan prácticas ágiles experimentan una mayor satisfacción del cliente, una mayor productividad y una mayor capacidad para responder a los cambios del mercado.
Además, los ACoE actúan como catalizadores del cambio organizacional al proporcionar coaching y capacitación en métodos ágiles a todos los niveles de la organización. Esto incluye no solo a los equipos de proyecto, sino también a la alta dirección y a los líderes de negocio, quienes deben comprender y respaldar los principios y prácticas ágiles para que la transformación sea exitosa.
Otro aspecto crucial de los Centros de Excelencia Ágil es su enfoque en la entrega de valor. A diferencia de las PMO tradicionales, que pueden enfocarse en el cumplimiento de procesos y procedimientos, los ACoE se centran en maximizar el valor entregado a los clientes y partes interesadas. Esto implica la identificación y priorización de iniciativas estratégicas que generen el mayor impacto comercial y la alineación de los recursos y esfuerzos para garantizar su éxito.
Para implementar un ACoE de manera efectiva, las organizaciones deben considerar varios factores. Esto incluye la selección de líderes con experiencia en métodos ágiles, la creación de equipos multidisciplinarios con habilidades complementarias y la adopción de herramientas y tecnologías que faciliten la colaboración y la transparencia.
La transición de una PMO clásica a un Centro de Excelencia Ágil representa un paso hacia una gestión de proyectos más ágil, centrada en el valor y adaptable a las demandas del entorno empresarial actual. Al adoptar prácticas ágiles y promover una cultura de agilidad en toda la organización, los ACoE pueden ayudar a las empresas a alcanzar niveles más altos de éxito y competitividad en un mundo empresarial cada vez más dinámico y cambiante.
Comparación entre una PMO Clásica y un Centro de Excelencia Ágil
Para ilustrar las diferencias entre la PMO Clásica y el Centro de Excelencia Ágil, tomaremos como caso de estudio el Proyecto de la Nueva Carretera Central del Perú. Este proyecto, de gran envergadura e importancia para la infraestructura vial del país, ofrece un escenario idóneo para contrastar dos enfoques de gestión de proyectos. La forma en que se aborde la planificación, ejecución y supervisión de esta iniciativa puede tener un impacto significativo en su éxito y en los beneficios que proporciona a la comunidad.
PMO Clásica:
La PMO Clásica encargada del proyecto de la Nueva Carretera Central del Perú sigue un enfoque tradicional de gestión de proyectos. Se basa en el proceso de inversión pública (Invierte PE) establecido por el gobierno para la ejecución de proyectos de infraestructura. El proceso implica una serie de etapas secuenciales, como la identificación de necesidades, la elaboración de perfiles de proyecto, la formulación de expedientes técnicos, la convocatoria y evaluación de propuestas, y finalmente la ejecución y seguimiento del proyecto.
En este caso, la PMO se encargaría de supervisar cada etapa del proceso, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos por Invierte PE y coordinando las actividades entre los diferentes actores involucrados, como el gobierno, las empresas constructoras y los supervisores del proyecto. Se enfocaría en garantizar el cumplimiento de plazos y presupuestos, así como en la gestión de riesgos y la resolución de problemas que puedan surgir durante la ejecución del proyecto.
Centro de Excelencia Ágil:
Por otro lado, un Centro de Excelencia Ágil para el proyecto de la Nueva Carretera Central del Perú adoptaría un enfoque más dinámico y colaborativo, utilizando la metodología Building Information Modeling (BIM) para optimizar el diseño, construcción y operación de la carretera.
En lugar de seguir un proceso lineal como Invierte PE, el ACoE utilizaría BIM para crear un modelo virtual detallado de la carretera, integrando datos de diseño, construcción y operación en una única plataforma colaborativa. Esto permitiría a los diferentes equipos trabajar de manera conjunta y coordinada desde las primeras etapas del proyecto, identificando y resolviendo posibles conflictos o problemas de diseño antes de que surjan en el terreno.
El ACoE también fomentaría la colaboración entre los diferentes actores del proyecto, promoviendo la comunicación abierta y la participación activa de todas las partes interesadas. Esto permitiría una toma de decisiones más ágil y basada en datos, facilitando la adaptación a los cambios y la resolución de problemas de manera rápida y eficiente.
Además, el ACoE se enfocaría en maximizar el valor entregado por el proyecto, priorizando las características y funcionalidades que generen un mayor impacto para los usuarios y la comunidad en general. Esto podría incluir la implementación de tecnologías innovadoras, como sistemas de transporte inteligente o infraestructuras sostenibles, que mejoren la eficiencia y la seguridad de la carretera.
Conclusiones y recomendaciones
Enfoque en la adaptabilidad y la innovación: Mientras que la PMO Clásica sigue un proceso lineal y establecido, el Centro de Excelencia Ágil abraza la flexibilidad y la innovación. Utilizando metodologías como el Building Information Modeling (BIM), el ACoE permite una colaboración dinámica desde las primeras etapas del proyecto, identificando y resolviendo conflictos antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto demuestra una mentalidad proactiva y adaptable que puede responder eficazmente a los cambios del entorno.
Priorización del valor entregado: La PMO Clásica se centra en cumplir con los requisitos y procesos establecidos, mientras que el Centro de Excelencia Ágil busca maximizar el valor entregado a los usuarios y la comunidad. Esto implica no solo satisfacer las necesidades básicas del proyecto, sino también priorizar características y funcionalidades que generen un mayor impacto y beneficio. El ACoE se enfoca en implementar tecnologías innovadoras y en promover una infraestructura sostenible, demostrando un compromiso con la excelencia y la mejora continua.
Cambio cultural y organizacional: La transición hacia un Centro de Excelencia Ágil no solo implica un cambio en las prácticas de gestión de proyectos, sino también una transformación cultural y organizacional. Los ACoE actúan como catalizadores del cambio al fomentar una cultura de agilidad en toda la organización, promoviendo la experimentación, el aprendizaje continuo y la mejora iterativa. Esto requiere un compromiso desde la alta dirección hasta los equipos de proyecto, demostrando una visión integral y a largo plazo para alcanzar el éxito en un entorno empresarial cada vez más dinámico.